Vous ne pouvez penser à aucune entreprise qui ne s’occupe pas de la documentation. C’est une partie intégrante d’une entreprise et tout simplement une nécessité. L’élimination complète des dossiers papier n’est peut-être pas imminente, mais progressivement, les entreprises peuvent s’efforcer d’en réduire l’utilisation.
La gestion des données est un défi ; les entreprises embauchent des personnes pour gérer ces documents. Ces fichiers sont indispensables à l'entreprise ; par conséquent, il nécessite une organisation appropriée pour éviter tout égarement ou perte.
Une erreur humaine peut se produire ; c’est inévitable, surtout lorsqu’on traite de nombreux documents. Des incidents indésirables peuvent survenir, comme perdre un document important et découvrir que vous n'avez pas pu en sauvegarder une copie et que le fichier imprimé a disparu. Heureusement, il existe des moyens de récupérer un fichier non enregistré ou supprimé . En mettant en œuvre les meilleures pratiques de gestion documentaire, les organisations peuvent empêcher que ces événements ne se produisent, ce qui pourrait avoir un impact significatif sur l'entreprise.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles cette structure est bénéfique pour chaque organisation.
Meilleures pratiques pour automatiser la gestion des documents
Les entreprises doivent se tenir au courant des dernières avancées technologiques. Et la documentation est l’un des éléments essentiels de toute entreprise qui a besoin d’une transformation. Il existe différents types de systèmes de gestion de documents disponibles à votre disposition. Considérez ces éléments avant d’investir dans un logiciel de gestion de documents pour votre entreprise.
1. Passez au sans papier
Une façon de réduire les dépenses de fonctionnement des entreprises consiste à éliminer le papier dans la documentation, ce que les entreprises peuvent réaliser en utilisant des systèmes de gestion documentaire.
En moyenne, un salarié utilise 10 000 feuilles de papier par an . Imaginez consommer plusieurs arbres pour produire des rames de papier utilisées dans différents domaines et industries. C’est nocif pour l’environnement, mais cela entraîne également des dépenses supplémentaires pour l’entreprise.
Les entreprises passent lentement des fichiers physiques à la documentation électronique, avec l'intention de créer un bureau sans papier. L'utilisation d'un système de gestion de documents permet d'économiser de l'argent sur le papier, les imprimantes, l'encre et les espaces de bureau, ce qui peut profiter à l'entreprise.
Le passage aux fichiers électroniques favorise la sécurité car il peut préserver l'authenticité et l'exactitude du document puisque les systèmes gardent la trace de qui a accédé au fichier, contrairement à l'utilisation de fichiers imprimés sur papier dont il est difficile de retracer une reproduction ou une numérisation non autorisée.
2. Tirez parti du cloud
Lorsque l’entreprise est confrontée à des catastrophes malheureuses comme un incendie ou une inondation, il est probable que ces événements endommagent ces dossiers papier. Il est également dangereux contre un éventuel vol d’informations lorsque le fichier tombe entre de mauvaises mains. Une violation de données peut survenir et entraîner une fuite des informations top secrètes de l'entreprise.
L’utilisation d’un système de gestion électronique de documents basé sur le cloud permet de rechercher un fichier nécessaire en quelques clics seulement. Cela permet d'économiser du temps et des efforts et minimise le risque que le document soit perdu, égaré ou endommagé par une catastrophe. Ces solutions éliminent le besoin d’une infrastructure interne et de personnel informatique pour gérer l’énorme base de données. La gestion documentaire basée sur le cloud permet aux employés sur le terrain d'accéder au système partout où il existe une connexion Internet.
3. Rationalisez le flux de travail
Quel que soit le secteur, il existe un type de système de gestion de documents disponible sur le marché. Qu’il s’agisse de l’industrie manufacturière, des soins de santé, de l’éducation ou de la finance, tous ces domaines nécessitent un recours intensif à la documentation. Vous ne pouvez qu’imaginer l’énorme pile de papier qui conserve les détails et les informations des consommateurs, des patients, des étudiants et des clients de ces industries.
L'objectif de chaque entreprise est de rationaliser ses pratiques opérationnelles pour augmenter la productivité, ce que les systèmes de gestion électronique de documents peuvent vous aider. L'utilisation de ces systèmes optimise le processus de classement, y compris l'organisation du stockage, la sauvegarde et la récupération des documents essentiels.
Cela aide également à éliminer les erreurs humaines et augmente la précision. La transformation numérique des fichiers physiques accélère divers processus bureautiques, augmentant ainsi la productivité. Cela permet aux employés de se concentrer davantage sur des tâches génératrices de revenus plutôt que de perdre du temps à remplir des dossiers et à remplir des formalités administratives.
4. Accès à l'information
On constate une baisse de productivité lorsqu'un collaborateur doit quitter son poste pour rechercher un dossier précis. Ou bien l'utilisateur a peut-être laissé le fichier quelque part et oublié où il est stocké ; il peut s'agir d'un lecteur flash, d'un stockage basé sur le cloud ou d'un dossier PC. La recherche et la collecte d’informations sont, encore une fois, du temps perdu.
Avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents, la recherche des fichiers nécessaires est moins compliquée. Il existe un emplacement centralisé pour tous les fichiers auxquels la personne autorisée peut accéder. Il vous suffit de faire quelques clics depuis la base de données et vous pouvez facilement trouver ce que vous cherchez sans avoir à lever le pied ou à transpirer.
5. Automatisation et collaboration
La collaboration entre les membres de l’équipe et les autres départements est accessible grâce aux meilleures pratiques de gestion documentaire. Créer des documents et les partager avec le service concerné demande des efforts et prend du temps.
Avec un logiciel de documentation automatisé basé sur le Web, le partage du fichier avec les chefs de service et les dirigeants respectifs est transparent et même sans papier. La remise des documents et l'obtention de l'approbation et de la signature sous forme physique sont éliminées, surtout si les personnes approbatrices proviennent de divers endroits ou sont parfois absentes du bureau.
Disposer d'un logiciel de documentation doté d'une fonction de conversion de fichiers PDF constitue un avantage supplémentaire, car les fichiers doivent parfois être dans un format différent. D'autres clients peuvent avoir besoin que le fichier soit au format Word, PDF ou JPEG ; c'est pourquoi le facteur de conversion de fichier est un avantage.
Automatisation et gestion des documents
Il existe de nombreux exemples de logiciels de gestion documentaire disponibles en ligne. Recherchez une solution logicielle adaptée aux besoins de votre entreprise et à vos capacités commerciales. Il est également important de considérer que la plateforme est conviviale et offre un service après-vente aux consommateurs. Sélectionnez un fournisseur qui propose une large gamme de fonctionnalités et de packages qui profiteront à l'entreprise à long terme.
Choisissez la meilleure solution logicielle de gestion documentaire offrant une sécurité robuste puisqu’il s’agit des fichiers et informations critiques de l’entreprise. Visez une plate-forme Web à laquelle les employés peuvent accéder partout et à tout moment. Ce serait également un avantage si la solution s’adapte à n’importe quel appareil. Les affaires peuvent avoir lieu n’importe quand et n’importe où, il serait donc préférable d’avoir les systèmes à portée de main.
